چگونه Gmail خود را سازماندهی کنید (برای رسیدن سریع به صندوق پستی صفر)


این 9 نکته به شما می آموزد که چگونه gmail خود را به عنوان رئیس سازماندهی کنید تا بتوانید چیزی پیدا کنید و به طور منظم به صندوق ورودی بروید.

چگونه می توان جیمیل خود را در imak سازماندهی کرد

صندوق پستی ایمیل: همه آنها را داریم! اما برخی از آنها بسیار کمتر از دیگران مطلوب هستند.

من مطمئن هستم که درجه تمیز بودن جعبه و همچنین وضعیت هر یک از کمدهای ما متفاوت است: برخی دقیقاً مرتب و برخی دیگر مملو از بیش از حد است.

اگر به طرف دوم متمایل هستید و مطمئن نیستید که از کجا باید صندوق ورودی خود را تمیز کنید ، من تعدادی راهنمایی برای راه اندازی سیستمی دارم که می توانید از آن استفاده کنید!

در اینجا 9 روش برای سازماندهی Gmail به عنوان رئیس وجود دارد.

چگونه صندوق ورودی Gmail خود را سازماندهی کنیم

1 – نوع صندوق ورودی خود را به چندین صندوق ورودی تغییر دهید

از Gmail برای ساختن آن به طرق مختلف تشکر می کنم تلاش كردن تا کاربران خود را سازماندهی کند. برگه ها یکی از آنها هستند. کارت ها ایمیل های شما را بر اساس دسته بندی ها مرتب می کنند: مهم ، تبلیغات ، اجتماعی ، انجمن ها و غیره. اما تقسیم ایمیل به دسته به این معنی است که شما در حال حاضر مکان های بیشتری برای مشاهده و مکان های بیشتری برای جمع آوری آشفتگی های دیجیتالی دارید.

شش نوع مختلف صندوق پستی برای انتخاب در تنظیمات سریع وجود دارد. ترجیح صندوق ورودی من یک صندوق ورودی چندگانه است که سطوح عمودی (یک یا چند) را تعیین می کند که به شما امکان می دهد پیام های خود را به طور خودکار مرتب کنید. هدف من این است که همیشه از صندوق ورودی خود به عنوان یک صندوق ورودی استفاده کنم ، نه به عنوان یک کابینت ذخیره سازی.

بنابراین ، چندین صندوق ورودی را بررسی کردم و اولین شکاف خود را برای حاوی پیام های ستاره دار تنظیم کردم. این به من این امکان را می دهد تا پیامهایی را که نیاز به پاسخ یا عمل دارند ، سریع مرتب کنم.

2 – درهم ریختگی بصری را برای ظاهر مینیمالیستی حذف کنید

اگر از این ویژگی ها استفاده می کنید ، می توانید آنها را روشن بگذارید. اما اگر هرگز در Gmail چت نمی کنید یا از برچسب های مهم به عنوان بخشی از استراتژی سازمانی خود استفاده نمی کنید – این درهم ریختگی بصری را خاموش کنید! همه این تغییرات را می توان در تنظیمات انجام داد.

  • برچسب های اهمیت را خاموش کنید (انباشته شدن غیر ضروری!)
  • چت را خاموش کنید و با یکدیگر آشنا شوید (یکی از کارتهای ناوبری در تنظیمات اصلی شما)
  • برای جلوگیری از فضای سفید غیر ضروری بین پیام ها ، یک تنظیم “جمع و جور” را انتخاب کنید
  • تم خود را سفید و مینیمال کنید (این انتخاب شخصی من است ، اما توصیه من نیز است!)

3 – بهترین ویژگی های Gmail را روشن کنید

برخی از بهترین ویژگی های Gmail در وقت شما بسیار صرفه جویی می کند! قبل از شروع سازماندهی ، مطمئن شوید که این موارد در تنظیمات فعال باشد:

میانبرهای صفحه کلید

میانبرهایی ارائه دهید و با آنهایی که احتمالاً بیشتر از آنها استفاده خواهید کرد یک یادداشت چسبنده ایجاد کنید: به صندوق ورودی بروید (من این را به عنوان یک “من” ساده تنظیم کرده ام) ، آهنگسازی ، پاسخ ، بعدی ، ستاره.

ارسال و بایگانی شود

این دکمه تنها کلیک های زیادی را برای شما ذخیره می کند !!!

مونتاژ هوشمند

این ویژگی پاسخ های مکرر شما را آموزش می دهد تا در صورت تمایل به شما کمک کند آنها را به طور خودکار پر کنید. به عنوان مثال ، هنگام تایپ “آدرس من است” ، آدرس شما به طور خودکار پر می شود. نابغه!

پاسخ هوشمندانه

Gmail پاسخ هایی را پیشنهاد می کند که می توانید با یک کلیک یا ضربه زدن روی متنی مانند “خوب به نظر می رسد!” یا “نه متشکرم” یا “برای من کار می کند!” بر اساس موضوع ایمیل ارسال کنید. این ویژگی به ویژه برای تلفن های همراه مفید است.

الگوها

این ویژگی را روشن کنید! موارد زیر در مورد این موارد بیشتر است.

4 – بایگانی کنید ، حذف نکنید

هنگامی که Gmail شروع به کار کرد ، یکی از بهترین ویژگی های آن توانایی ذخیره و جستجوی سابقه ایمیل شما بود. به جای حذف ایمیل هایی که به پایان رسانده اید ، می توانید آنها را بایگانی کنید در صورت نیاز بعداً با آنها تماس بگیرید یا در زمینه مکالمه قدیمی یک ایمیل جدید ببینید.

بسیاری از افراد تفاوت بین بایگانی و حذف را درک نمی کنند. وقتی یک ایمیل را حذف می کنید ، به سطل زباله شما می رود و به طور خودکار در 30 روز برای همیشه از سابقه شما حذف می شود. وقتی بایگانی می کنید ، به Gmail می گویید: “این ایمیل را از صندوق ورودی من بیرون بیاورید ، اما آن را برای همیشه در سابقه نامه من بگذارید.”

بایگانی = حذف از صندوق ورودی من

من از طرفداران پر و پا قرص آرشیو هستم زیرا هرگز نمی دانید چه زمانی باید با ایمیل تماس بگیرید یا چیزی را که فکر می کنید به آن نیاز ندارید ، بخواهید. بایگانی با همه چیز!

تنها زمانی که از دکمه حذف استفاده می کنم این است که شخصی یک سری فایل های بزرگ مانند عکس های با وضوح بالا برای من ارسال کند که باعث مسدود شدن فضای من می شود.

5 – برچسب ها = پوشه ها

برچسب های Gmail به عنوان برچسب های پیام عمل می کنند که به شما امکان می دهد آنها را گروه بندی کنید. برخی افراد آنها را پوشه می دانند ، اما آنها واقعاً نشانک هستند زیرا می توانید یک برچسب در صندوق ورودی خود یا چند برچسب در یک ایمیل داشته باشید.

از آنجا که Gmail بر جستجو متمرکز است ، واقعاً نیازی به استفاده از پوشه ها ندارید. بسیاری از مردم ساعت ها تلاش می کنند تا ایمیل خود را سازماندهی کنند – این کار را نکنید! وقت شما خیلی ارزشمند است بهترین راه استفاده از آنها فیلتر خودکار است که در زیر توضیح خواهم داد!

6 – فیلترها = کاری را بطور خودکار انجام دهید

وقتی واقعاً می خواهید صندوق ورودی خود را برای شما کار کرده و در وقت شما صرفه جویی کنید ، فیلترهای Gmail بسیار درخشان هستند.

به عنوان مثال ، شما تأیید سفارشات مربوط به کسب و کار خود را دریافت می کنید. من از کسب و کار خود Beautycounter به عنوان مثال استفاده می کنم. شما می توانید هر ایمیل را برای یک سفارش به صورت دستی دریافت ، مطالعه ، برچسب گذاری و بایگانی کنید. یا می توانید فیلتری ایجاد کنید تا هر چهار مرحله را برای شما انجام دهد تا وقتی سر کار می نشینید ، همه سفارشات جدید شما منتظر شما باشند.

نحوه ایجاد فیلتر در Gmail در اولین قدم

هر نامه الکترونیکی که اغلب دریافت می شود یک نامزد فیلتر عالی است:

  • ایمیلی که ممکن است بخواهید مرور کنید اما نیازی به خواندن نداشته باشید -> آنها را به عنوان خوانده شده علامت گذاری کنید و صندوق ورودی را رد کنید
  • پیامهایی که اغلب / به عنوان دستیار مجازی برای شخص دیگری ارسال می کنید -> آنها را بعنوان خوانده شده ، ارسال شده و بایگانی شده علامت گذاری کنید
  • ایمیل هایی که در یک روز خاص از هفته ارسال می شوند -> آنها را به عنوان خوانده شده ، برچسب گذاری شده و بایگانی شده علامت گذاری کنید (فقط به یاد داشته باشید که هر هفته برچسب را بررسی کنید!)

7 – از الگوها برای سازماندهی پیامهای مکرر ارسال شده استفاده کنید

اگر متوجه شدید که به طور مداوم همان ایمیل را می نویسید و قالب ها راه حل شما هستند! آنها کمی در پنجره تدوین ایمیل دفن شده اند ، اما هنگامی که آنها را پیدا کردید ، می دانید کجا و چگونه از آنها استفاده کنید.

یک ایمیل جدید برای نوشتن باز کنید و روی سه نقطه کنار سطل زباله در زیر کلیک کنید:

نحوه استفاده از قالب های Gmail

قالب ها را در این قسمت ذخیره ، درج ، بازنویسی و حذف کنید. همچنین می توانید پیوندهایی را به اسناد متصل شده پیوست کنید! اگر می خواهید الگو را کمی شخصی سازی کنید ، قبل از ارسال آن را ویرایش کنید. این باعث صرفه جویی در وقت شما می شود!

8 – از قانون به مدت 24 ساعت استفاده کنید

اکنون که صندوق ورودی خود را آماده کرده اید ، آماده هستید که در دراز مدت آن سازمان ایمیل را متزلزل کنید! در اینجا چند نکته برای عکاسی سریع وجود دارد:

در طول 24 ساعت به ایمیل های ستاره قرمز پاسخ دهید یا اقدامی انجام دهید

پیام های مهم را با ستاره ستاره علامت گذاری کنید و هدف آن پاسخ دادن یا اقدام در عرض 24 ساعت است.

از تابع تأخیر استفاده کنید

اگر در 24 ساعت نمی توانید به ایمیل برسید ، زمانی که می دانید به تقویت نیاز دارید ، آن را به تعویق بیندازید. زمانی که پیام را روی آن قرار می دهید یا در نوار ابزار در بالا هنگامی که در یک پیام باز هستید ، ساعت کوچک را در سمت راست پیام جستجو کنید. روز و زمانی را که می خواهید ایمیل دوباره “وارد شود” تنظیم کنید. همیشه می توانید به پیامهای تأخیری در برچسب تعویق (پوشه) دسترسی پیدا کنید.

تبدیل آن به یک کار (یا انتقال اطلاعات به جای دیگر)

اگر مطمئن نیستید که چه زمانی یک ایمیل دریافت کنید ، آن را در هر نرم افزاری (یا کاغذی) به یک کار تبدیل کنید. باید از آن استفاده کنید. یا اطلاعات را به تقویم خود منتقل کنید. اگر نیاز به ذخیره مسیرهای رویداد دارید ، فقط آدرس را درست در تقویم خود وارد کنید. اگر نیاز به ذخیره بلیط الکترونیکی در رویداد دارید ، از بارکد عکس بگیرید و آن را در برنامه یادداشت ها ذخیره کنید.

9 – ویدیو> نحوه سازماندهی Gmail خود را در عمل ببینید!

https://www.youtube.com/watch؟v=BDTPTkcVPBo

اگر این نکات را مفید می دانید ، آنها فقط سطح کل سازمان دیجیتالی را که می توانید در زندگی خود به دست آورید خراشیده اند!

از کارگاه آموزشی رایگان من در مورد همه چیز در مورد دیس دیجیتال دیدن کنید:کارگاه آموزشی رایگان برای ساماندهی ایمیل

همچنین ممکن است دوست داشته باشید:



دیدگاهتان را بنویسید